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Signature Outlook [samedi 25 mars 2006]

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Lors de l’envoi un mail, le correspond ne connaît que le nom et l’adresse e-mail de l’émetteur. Vous pouvez bien sûr rajouter vos coordonnées personnelles dans le corps du message, mais il est également possible d’insérer automatiquement à la fin de chaque mail envoyé, en bas du texte, vos coordonnées. Ce complément s’appelle une signature.

Cette signature n’est pas à confondre avec une signature numérique qui permet de confirmer que vous êtes l’émetteur, mais elle permet de compléter agréablement et automatiquement votre message. Une option dans Outlook, et dans la plupart des outils de messagerie, propose depuis très longtemps la possibilité de rajouter automatiquement ce complément. Voici la marche à suivre pour l’installer dans Outlook Express.

Création

Vous avez la possibilité de rajouter cette signature soit au format texte, soit au format HTML. Pour le texte, une boîte de saisie est proposée par Outlook. Pour une signature au format HTML, il vous faut écrire cette signature dans ce format, soit à l’aide d’un outil HTML, soit tout simplement avec un traitement de texte avec les balises HTML. Dans ce dernier cas, enregistrer votre signature dans votre dossier "Documents" puis lancez Outlook Express pour installer cette signature dans les préférences.

Installation

Dans Outlook Express :
- menu "Outils", option "Options...", la fenêtre des options apparaît ;
- onglet "Signatures" ;
- la case à cocher "Ajouter les signatures à tous les messages sortants" peut être cochée si besoin ;
- cliquer sur le bouton "Nouveau". Un nom de signature est rajouté dans la liste des signatures. On peut renommer ce nom si besoin maintenant, ou plus tard ;
- si vous voulez une signature au format texte, remplissez simplement la boîte de saisie de Texte et cliquez sur OK. L’installation est terminée, allez directement au paragraphe suivant de ce document ;
- pour insérer le fichier HTML de votre signature, cliquer sur la bouton radio "Fichier" ;
- cliquer sur le bouton "Parcourir...", dans le sélecteur qui apparaît, choisir type de fichier "HTML" ;
- dans la liste des fichiers, sélectionner le fichier en question puis cliquer sur le bouton "Ouvrir" ;
- de retour dans la boîte des options, cliquer sur le bouton "Ok".

Tester

- créer un nouveau message ;
- dans le champ "A", le destinataire, placez votre propre adresse e-mail ;
- mettez ce que vous voulez dans le champ "Objet" ;
- tabuler pour arriver à la première ligne du contenu du message ;
- si la case à cocher "Ajouter les signatures à tous les messages sortants" a été sélectionnée, la première signature dans la liste des signatures se trouve à la ligne suivante. Sinon, il faut demander l’insertion de la signature à la fin de son message. Le chemin le plus court pour insérer sa signature est "alt-i-s-entrée", ce qui correspond à "menu Insertion", option "Signature", sous-menu "nom de la signature" ;
- envoyez le message et contrôlez-le à sa réception.

Usages

Vous pouvez vous créer plusieurs signatures en suivant la marche à suivre décrite ci-dessus. Soit une signature pour vos amis, avec votre numéro de téléphone personnel, une autre pour vos contacts professionnels, etc. Le nom de chaque signature apparaît alors dans le sous-menu "Signature" lorsque vous créez un nouveau message, mais il est d’usage de n’en placer qu’une à la fin de son texte.

Il est également d’usage :
- que le contenu de la signature ne dépasse pas trois lignes ;
- qu’elle ne contienne que le strict nécessaire (Nom, prénom, fonction, un lien de référence et éventuellement un léger commentaire) ;
- qu’elle ne dépasse pas trois lignes à l’écran ;
- que la version HTML soit correctement transcrite lorsque le mail passe au format texte seul ;
- qu’elle ne contienne pas d’image animée ou toute autre fioriture sans intérêt.

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